Jak świadomie zarządzać dostępnym czasem?
Jak świadomie zarządzać dostępnym czasem?
Powołani do medycyny: W codziennym życiu doświadczamy potrzeby zwiększenia czasu, gdy zbliża się termin przedstawienia rezultatów jakiegoś działania. Myślimy wtedy: „Gdyby był jeszcze tydzień lub choćby dzień...”. Następnie podejmujemy mocne postanowienie, by przy kolejnym zadaniu zorganizować pracę z odpowiednim wyprzedzeniem. I często, mimo tych deklaracji, przy kolejnym zadaniu sytuacja się powtarza. Wtedy pojawia się potrzeba świadomego zarządzania dostępnym czasem.
Współczesne pokolenia i tak dysponują większą ilością czasu, gdyż wydłużyło się ich życie. Dane Polskiej Akademii Nauk (raport „Polska w obliczu starzenia się społeczeństwa”) wskazują, że granica długości życia u kobiet wynosi około 79 lat, a u mężczyzn 72 lata. Dodatkowo rozwiązania technologiczne sprawiają, że mamy szybszy dostęp do wielu rzeczy, co powinno przekładać się na zwiększenie czasu, jaki mamy do dyspozycji.
Przydatny automonitoring
Okazuje się jednak, że mimo tych korzystnych okoliczności, wielu ludzi doświadcza trudności w zarządzaniu czasem. Ma to związek m.in. z pojawiającą się rutyną podczas wykonywania obowiązków. Zadaniem tego automatycznego schematu jest odciążenie procesów poznawczych. W ten sposób przestajemy analizować dotychczasowy proces pracy i tracimy okazję, by znaleźć udogodnienia oszczędzające czas.
Jednym ze sposobów na jego zwiększenie jest świadoma analiza tego, jak go wykorzystujemy. W tym procesie warto uwzględnić posiadane wartości i wyznaczone cele, a także uprzednie doświadczenia. Jest to istotne, by na bieżąco monitorować kierunek naszych działań. Przyjrzenie się własnym reakcjom i decyzjom pozwala dostrzec pewne prawidłowości, które niepotrzebnie wydłużają czas wprowadzania zmian.
Wartość mierzona pieniądzem
Umiejętność wykorzystania w pełni dostępnego czasu przekłada się na zwiększenie jakości życia, gdyż umożliwia efektywne połączenie sfery zawodowej i osobistej. Po czym poznać, że właściwie rozporządzamy dostępnym czasem? Jednym z wyznaczników jest posiadany system wartości, który określa kierunki inwestowania czasu. Obecnie słowo „wartość” jest często identyfikowane z zyskiem finansowym. Przekłada się to na dokonywane wybory w sposobie planowania czasu i angażowania w dodatkowe aktywności. Priorytet finansowy zwiększa gotowość do przeznaczania czasu na realizację kolejnego zlecenia kosztem spędzania go z najbliższymi. Usprawiedliwieniem tego jest często chęć zapewnienia bezpieczeństwa, określonego statusu i możliwości do rozwoju najbliższym.
Dokonując wyboru związanego z inwestowaniem czasu, narażeni jesteśmy na pewne pułapki. Ted Johns, doradzający przedsiębiorcom w zakresie zarządzania czasem, twierdzi: „Kiedy jesteśmy młodzi i dopiero zaczynamy pracę, uczymy się sprzedawać swój czas, by stworzyć sobie korzystne perspektywy zawodowe i zapewnić zabezpieczenie finansowe rodzinom. Często jednak wpadamy w pułapkę polegającą na tym, że kiedy przybywa nam lat i osiągamy sukces, wcale nie zmieniamy trybu życia. Niektórzy pracują ciężej i dłużej, poświęcając jeszcze więcej czasu dla pieniędzy” (1999, s. 8). Dzieje się tak, ponieważ pieniądze pomagają w zaspokojeniu wielu potrzeb — zakup jedzenia i ubrań, opłacenie rachunków itp. Jednocześnie kupując ubranie w określonej firmie, realizujemy nie tylko potrzebę podstawową, ale także inne, np. potrzebę akceptacji („mam takie same ubrania, jak inni”), a nawet szacunku i uznania (np. poprzez pokazanie własnego statusu).
Ważna jakość kontaktów z bliskimi
Umiejętność słuchania siebie i rozpoznawania własnego powołania przekłada się na satysfakcję z wykonywanych czynności i dobrze wykorzystanego czasu. Podejmowanie decyzji wbrew sobie i brak czasu na rozmowy z najbliższymi skutkują różnymi konsekwencjami. W literaturze funkcjonuje określenie „syndrom Gauguina”, oznaczający radykalną zmianę dotychczasowego stylu życia. Określenie nawiązuje do osoby Paula Gauguina, który w wieku 34 lat zrezygnował z dochodowej pracy i zaczął malować obrazy. Dziś jego płótna są cenione na całym świecie, lecz dla samego artysty i jego bliskich podjęcie takiej decyzji okupione zostało rozpadem rodziny.
Warto sprawdzić, ile czasu przeznaczamy na utrzymywanie kontaktu z poszczególnymi osobami, a także na pojawiające się wtedy słowa, emocje i zachowania. Człowiek najbliższy to ten, kto jest blisko — taki charakter relacji zakłada fizyczną obecność. Oddalanie się od współmałżonka i konflikty rodzinne nawarstwiają się, gdy brakuje czasu na rozmowę i bieżące wyjaśnianie. Jeśli mamy niewiele czasu na relacje z rodziną i przyjaciółmi, tym bardziej warto zadbać o jego jakość. Każda minuta jest niepowtarzalna — warto ją docenić i dobrze wykorzystać.
Ćwiczenie
Jakie wartości są dla mnie ważne?
Spośród wymienionych wartości wskaż 5 najważniejszych: zdrowie, wiedza, władza, akceptacja, umiejętności, samorealizacja, pieniądze, kariera, rodzina, samodoskonalenie, szacunek, bezpieczeństwo, przyjemność, sukces, zatrudnienie, wygoda, miłość, przyjaźń, religia, patriotyzm, lojalność, wolność, prawda, sprawiedliwość, dobroć, piękno, niepowtarzalność, uporządkowanie.
W jaki sposób realizujesz te wartości w swoim życiu? Co można jeszcze zrobić?
Granice wiecznej młodości
Czas to sprawiedliwy zasób. Jest tym bardziej cenny, że nie można go odnowić ani przywrócić tego, co było. Dlatego tak ważne jest, by świadomie wybierać czynności i wartości, na które chcemy go przeznaczyć. Współcześnie wiele uwagi — oprócz zarabiania pieniędzy — przeznacza się na zachowanie młodości. Jest ona bardzo ceniona, bo utożsamia się ją z radością i siłą. W perspektywie społecznej sprowadza się ona jednak głównie do wymiaru fizycznego. Tendencja do zatrzymania czasu, a przynajmniej minimalizowania oznak starzenia skutkuje wzmożonym zainteresowaniem operacjami plastycznymi i innymi działaniami mającymi przedłużyć młodość. Skala zjawiska jest tak duża, że zaczęto uwzględniać aspekt kulturowy oraz społeczny takich działań.
Silne pragnienie zatrzymania młodości zostało określone jako syndrom Doriana Graya (m.in. Zych, 2011), charakteryzujący się m.in. niechęcią do przyjęcia zmian związanych z dojrzewaniem i okresem starości oraz wzmożoną lękliwością przed tym, co nastąpi. Wysoka koncentracja na aspekcie fizycznym powoduje, że obraz własnego ciała jest zaburzony. Pojawia się silna potrzeba minimalizowania tego niekorzystnego wrażenia poprzez operacje plastyczne, noszenie młodzieżowych strojów oraz przejmowanie zachowań od osób młodszych. By tego uniknąć, warto zadbać o jakość życia także w wymiarze poznawczym i duchowym, przeznaczając czas na poznawanie samego siebie, przysłuchiwanie się własnym pragnieniom i budowanie relacji z najbliższymi.
Stracone chwile?
Pragnienie, by jak najlepiej wykorzystać dostępny czas, pojawia się na różnych etapach życia. Dzieci proszą rodziców, by pozwolili im obejrzeć „tylko jeszcze jedną bajkę”. Młodzież opóźnia powrót do domu, by jak najdłużej zostać z przyjaciółmi. Dorośli zostają dłużej w pracy, by wywiązać się ze wszystkich obowiązków. Kiedy podejmujemy decyzję dotyczącą sposobu spędzenia czasu, uznajemy, że jest to najlepsza opcja. Jednakże z perspektywy kogoś stojącego z boku może być ona oceniona negatywnie i uznana za stratę czasu. W takiej sytuacji potrzeba jest umiejętność przedstawiania swoich racji, by wyjaśnić różnice i dążyć do porozumienia.
Współcześnie wiele osób chce podejmować decyzje samodzielnie. Uważają, że najlepiej znają swoje potrzeby i wiedzą, czego chcą. Jednak opinia drugiej osoby jest bardzo wartościowa, pozwala przyjrzeć się swojej postawie i uniknąć pewnych pułapek, które zabierają cenny czas. Jedną z nich jest nadmierna koncentracja na wybranej perspektywie czasowej — przeszłości, teraźniejszości lub przyszłości.
Osoby, które rozpamiętują przeszłość, mogą porównywać to, co było, z tym, co jest (np. swoją młodość, wcześniejsze sukcesy itp.) na niekorzyść obecnej sytuacji. Może to wywoływać negatywne emocje i wrogie nastawienie wobec przyszłości. Z kolei osoby nadmiernie koncentrujące się na przyszłości, mogą nieustannie przygotowywać się do tego, co nastąpi, poprzez angażowanie się tylko w zadania, które będą istotne z tej perspektywy. W konsekwencji wydarzenia z teraźniejszości będą traktowane przez nich bardzo powierzchownie — jako środek do osiągnięcia celu. Nadmierna koncentracja na przyszłości i spostrzeganie jej negatywnie jest jednym z elementów triady depresyjnej Aarona Becka. Przekonanie, że każda aktywność i tak nie przyniesie upragnionego rezultatu, podważa sens podejmowanych działań, a tym samym ogranicza możliwość doświadczenia czegoś pozytywnego. W konsekwencji negatywne nastawienie rozszerza się także na obraz siebie oraz otaczającego świata.
Niewykorzystane okazje
Ocena wykorzystanego czasu zmienia się w zależności od sytuacji życiowej. Szczególnie widoczne jest to w doświadczeniu choroby. Bronnie Ware w swojej książce pt. „The Top Five Regrets of the Dying” przedstawiła ocenę minionego czasu z perspektywy pacjentów hospicjum. Najczęściej powtarzanymi pragnieniami były:
odwaga, by żyć własnym życiem, a nie oczekiwaniami innych;
więcej relacji z najbliższymi, a mniej ciężkiej pracy;
odwaga do wyrażenia swoich uczuć;
utrzymywanie kontaktu z dawnymi przyjaciółmi;
pozwolenie sobie samemu, by być szczęśliwym.
Świadome zarządzanie czasem jest związane ze skupieniem uwagi na tym, co nastąpi, co jest i co było. O sukcesie decyduje balans między przyszłością, teraźniejszością i przyszłością. Warto zadać sobie pytanie: „W co obecnie inwestuję czas?” i dokonać analizy zaangażowania w poszczególne sfery życia (np. kariera, rozwój osobisty, relacje, rodzina, zdrowie), gdyż będzie się to przekładało na rezultaty w tych konkretnych obszarach.
Rejestr może wykazać rezerwy
Wiele osób ma poczucie, że są bardzo zajęte, lecz nie zawsze oznacza to, że efektywnie wykorzystują czas. Pierwszym krokiem w zarządzaniu swoim czasem jest dokładne przyjrzenie się temu, na co go przeznaczamy w ciągu dnia i w jakiej kolejności wykonujemy poszczególne czynności. Można robić notatki odręcznie lub skorzystać z darmowych aplikacji, np. toggl. Analiza uzyskanych danych może obejmować takie obszary, jak: liczba i czas rozmów telefonicznych, spotkań (w tym nieprzewidzianych), czas na poszukiwanie i zapoznawanie się z informacjami. Dzięki tym wiadomościom możliwe będzie usprawnienie procesów, np. wykreślenie z niepotrzebnych list mailingowych, nawiązanie kontaktów z osobami, które mają dostęp do poszukiwanych informacji czy też wyznaczenie czasu na spotkania oraz rozmowy telefoniczne.
W pracy lekarza jest to szczególne wyzwanie, gdyż pacjent, który przychodzi ze swoim problemem, oczekuje zrozumienia i uwagi. Poczucie, że „się nie wyrabiam” pojawia się wtedy, gdy dysponujemy zbyt małą ilością czasu. Przyczyny tego stanu tkwią w nieodpowiednim oszacowaniu czasu oraz odraczaniu momentu rozpoczęcia wykonania zadania. Prowadzony tygodniowy rejestr pozwoli określić, ile trzeba zarezerwować czasu na realizację wyznaczonych planów.
Warto zastanowić się:
- które z zadań były niepotrzebnie dłużej wykonywane?
- z których zadań można było zrezygnować?
Znaczącą korzyścią będzie urealnienie planowania realizacji wyznaczonych celów, dzięki czemu wzrośnie poczucie satysfakcji i skuteczności.
Psycholog (specjalność: psychologia kliniczna i zdrowie). Od ponad 10 lat zajmuje się jakością życia oraz inteligencją emocjonalną, a także czynnikami związanymi z ich wzmacnianiem. Od 8 lat współpracuje w formie indywidualnej i grupowej z osobami znajdującymi się w sytuacjach kryzysowych, także z chorymi oraz niepełnosprawnymi. Pomaga w rozwijaniu kompetencji psychologicznych, m.in. wprowadzaniu zmian życiowych, radzeniu w sytuacjach trudnych, zarządzaniu emocjami.
Powołani do medycyny: W codziennym życiu doświadczamy potrzeby zwiększenia czasu, gdy zbliża się termin przedstawienia rezultatów jakiegoś działania. Myślimy wtedy: „Gdyby był jeszcze tydzień lub choćby dzień...”. Następnie podejmujemy mocne postanowienie, by przy kolejnym zadaniu zorganizować pracę z odpowiednim wyprzedzeniem. I często, mimo tych deklaracji, przy kolejnym zadaniu sytuacja się powtarza. Wtedy pojawia się potrzeba świadomego zarządzania dostępnym czasem.
Współczesne pokolenia i tak dysponują większą ilością czasu, gdyż wydłużyło się ich życie. Dane Polskiej Akademii Nauk (raport „Polska w obliczu starzenia się społeczeństwa”) wskazują, że granica długości życia u kobiet wynosi około 79 lat, a u mężczyzn 72 lata. Dodatkowo rozwiązania technologiczne sprawiają, że mamy szybszy dostęp do wielu rzeczy, co powinno przekładać się na zwiększenie czasu, jaki mamy do dyspozycji. Przydatny automonitoringOkazuje się jednak, że mimo tych korzystnych okoliczności, wielu ludzi doświadcza trudności w zarządzaniu czasem. Ma to związek m.in. z pojawiającą się rutyną podczas wykonywania obowiązków. Zadaniem tego automatycznego schematu jest odciążenie procesów poznawczych. W ten sposób przestajemy analizować dotychczasowy proces pracy i tracimy okazję, by znaleźć udogodnienia oszczędzające czas. Jednym ze sposobów na jego zwiększenie jest świadoma analiza tego, jak go wykorzystujemy. W tym procesie warto uwzględnić posiadane wartości i wyznaczone cele, a także uprzednie doświadczenia. Jest to istotne, by na bieżąco monitorować kierunek naszych działań. Przyjrzenie się własnym reakcjom i decyzjom pozwala dostrzec pewne prawidłowości, które niepotrzebnie wydłużają czas wprowadzania zmian. Wartość mierzona pieniądzemUmiejętność wykorzystania w pełni dostępnego czasu przekłada się na zwiększenie jakości życia, gdyż umożliwia efektywne połączenie sfery zawodowej i osobistej. Po czym poznać, że właściwie rozporządzamy dostępnym czasem? Jednym z wyznaczników jest posiadany system wartości, który określa kierunki inwestowania czasu. Obecnie słowo „wartość” jest często identyfikowane z zyskiem finansowym. Przekłada się to na dokonywane wybory w sposobie planowania czasu i angażowania w dodatkowe aktywności. Priorytet finansowy zwiększa gotowość do przeznaczania czasu na realizację kolejnego zlecenia kosztem spędzania go z najbliższymi. Usprawiedliwieniem tego jest często chęć zapewnienia bezpieczeństwa, określonego statusu i możliwości do rozwoju najbliższym. Dokonując wyboru związanego z inwestowaniem czasu, narażeni jesteśmy na pewne pułapki. Ted Johns, doradzający przedsiębiorcom w zakresie zarządzania czasem, twierdzi: „Kiedy jesteśmy młodzi i dopiero zaczynamy pracę, uczymy się sprzedawać swój czas, by stworzyć sobie korzystne perspektywy zawodowe i zapewnić zabezpieczenie finansowe rodzinom. Często jednak wpadamy w pułapkę polegającą na tym, że kiedy przybywa nam lat i osiągamy sukces, wcale nie zmieniamy trybu życia. Niektórzy pracują ciężej i dłużej, poświęcając jeszcze więcej czasu dla pieniędzy” (1999, s. 8). Dzieje się tak, ponieważ pieniądze pomagają w zaspokojeniu wielu potrzeb — zakup jedzenia i ubrań, opłacenie rachunków itp. Jednocześnie kupując ubranie w określonej firmie, realizujemy nie tylko potrzebę podstawową, ale także inne, np. potrzebę akceptacji („mam takie same ubrania, jak inni”), a nawet szacunku i uznania (np. poprzez pokazanie własnego statusu). Ważna jakość kontaktów z bliskimiUmiejętność słuchania siebie i rozpoznawania własnego powołania przekłada się na satysfakcję z wykonywanych czynności i dobrze wykorzystanego czasu. Podejmowanie decyzji wbrew sobie i brak czasu na rozmowy z najbliższymi skutkują różnymi konsekwencjami. W literaturze funkcjonuje określenie „syndrom Gauguina”, oznaczający radykalną zmianę dotychczasowego stylu życia. Określenie nawiązuje do osoby Paula Gauguina, który w wieku 34 lat zrezygnował z dochodowej pracy i zaczął malować obrazy. Dziś jego płótna są cenione na całym świecie, lecz dla samego artysty i jego bliskich podjęcie takiej decyzji okupione zostało rozpadem rodziny.Warto sprawdzić, ile czasu przeznaczamy na utrzymywanie kontaktu z poszczególnymi osobami, a także na pojawiające się wtedy słowa, emocje i zachowania. Człowiek najbliższy to ten, kto jest blisko — taki charakter relacji zakłada fizyczną obecność. Oddalanie się od współmałżonka i konflikty rodzinne nawarstwiają się, gdy brakuje czasu na rozmowę i bieżące wyjaśnianie. Jeśli mamy niewiele czasu na relacje z rodziną i przyjaciółmi, tym bardziej warto zadbać o jego jakość. Każda minuta jest niepowtarzalna — warto ją docenić i dobrze wykorzystać.
Dostęp do tego i wielu innych artykułów otrzymasz posiadając subskrypcję Pulsu Medycyny
- E-wydanie „Pulsu Medycyny” i „Pulsu Farmacji”
- Nieograniczony dostęp do kilku tysięcy archiwalnych artykułów
- Powiadomienia i newslettery o najważniejszych informacjach
- Papierowe wydanie „Pulsu Medycyny” (co dwa tygodnie) i dodatku „Pulsu Farmacji” (raz w miesiącu)
- E-wydanie „Pulsu Medycyny” i „Pulsu Farmacji”
- Nieograniczony dostęp do kilku tysięcy archiwalnych artykułów
- Powiadomienia i newslettery o najważniejszych informacjach