Kopie dokumentacji medycznej

Ustawa o zakładach opieki zdrowotnej (UZOZ) przewiduje trzy sposoby udostępniania dokumentacji medycznej: do wglądu w zakładzie, przez sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii oraz przez wydanie oryginału. Udostępnienie dokumentacji do wglądu i wydanie oryginału jest bezpłatne, natomiast sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii jest płatne (art. 18 ust. 4b UZOZ). Wyjątek od tej reguły został przewidziany tylko dla ZUS-u, który ma prawo do nieodpłatnego korzystania z dokumentacji medycznej także w formie wyciągów, odpisów lub kopii.

Co wolno zakładowi ubezpieczeń?

Uprawnienie ZUS-u wynika z dwóch przepisów, do których odwołuje się art. 18 ust. 4c UZOZ. Pierwszy z nich - art. 77 ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - stanowi, że w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych ZUS ma prawo do nieodpłatnego korzystania z dokumentacji medycznej zakładów opieki zdrowotnej. Drugi - art. 121 ust. 2 ustawy emerytalnej - przewiduje, że w sprawach świadczeń emerytalno-rentowych osoby zainteresowane i organy rentowe są zwolnione od wszelkich opłat, z wyłączeniem opłat związanych z orzekaniem o niezdolności do pracy dla celów rentowych, orzekaniem o niepełnosprawności oraz ustalaniem uprawnień w ramach ubezpieczeń społecznych.
Na marginesie zwracam uwagę, że w art. 18 ust. 4c UZOZ mowa jest tylko o uprawnieniach organów rentowych, czyli jednostek organizacyjnych ZUS-u właściwych do wydawania decyzji w sprawach świadczeń. Nie ma mowy o uprawnieniach osób zainteresowanych, wymienionych w art. 121 ust. 2 ustawy emerytalnej. Ponieważ wyjątki od reguły należy interpretować ściśle, wynika z tego, że osoby zainteresowane ustaleniem świadczeń emerytalno-rentowych nie są zwolnione od opłat za sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii dokumentacji medycznej.
Uprawnienie do korzystania z dokumentacji jest w świetle ww. przepisów odpowiednikiem obowiązku jej udostępnienia. Innymi słowy: dokumentację udostępnia się do wykorzystania, co potwierdza chociażby brzmienie art. 18 ust. 4a pkt 3 UZOZ, gdzie mowa jest o wydaniu oryginału dokumentacji, z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu. Dlatego nie należy korzystania z dokumentacji zawężać do udostępniania jej do wglądu. Z drugiej strony uprawnienie do korzystania nie może być rozumiane szerzej, tzn. nie może wykraczać poza obowiązek udostępnienia przewidziany w ustawie. A obowiązek ten nie obejmuje ani potwierdzania kopii dokumentacji, ani też wysyłania jej uprawnionym podmiotom. Sporządzenie kopii oznacza jej wykonanie, a udostępnienie - umożliwienie odbioru. Dlatego uprawnienie ZUS-u do bezpłatnego korzystania z dokumentacji medycznej nie obejmuje uprawnienia do żądania potwierdzania kopii za zgodność z oryginałem ani uprawnienia do żądania przesłania dokumentacji na adres ZUS.
Zakład opieki zdrowotnej ma obowiązek sporządzić nieodpłatnie kopie dokumentacji i wydać je przedstawicielowi ZUS-u, który przy odbiorze sam może je potwierdzić za zgodność z oryginałem udostępnionym mu do wglądu.

Administracyjne środki prawne

Na tych wyjaśnieniach można by poprzestać, gdyby nie to, że przy ustalaniu uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych przysługują ZUS-owi środki prawne właściwe organom administracji państwowej, przewidziane m.in. w kodeksie postępowania administracyjnego (k.p.a.). Jednym z tych środków jest możliwość wezwania ZOZ-u do udziału w podejmowanych czynnościach. Chociaż wezwanie administracyjne znajduje zwykle zastosowanie w przypadku wzywania osób do złożenia zeznań bądź wyjaśnień, nie jest wykluczone użycie go w celu otrzymania potrzebnego dokumentu, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla wykonywanych czynności.
Wezwanie do wysłania dokumentacji jest według mnie zbędne, gdy jednostka ZUS ma siedzibę w tej samej miejscowości co ZOZ i przedstawiciel ZUS może stawić się po odbiór dokumentacji osobiście. Jeżeli ZUS zdecyduje się na wezwanie, to - poza przypadkami nie cierpiącymi zwłoki - wezwanie musi być przedstawione na piśmie i w każdym przypadku powinno spełniać warunki określone w art. 54 k.p.a. Istotne ograniczenie stanowi wówczas warunek, że na organie wzywającym ciąży obowiązek dołożenia starań, aby zadośćuczynienie wezwaniu nie było uciążliwe (art. 50 § 2 k.p.a.). Moim zdaniem, oznacza to, że wzywając do przesłania kopii dokumentacji, ZUS powinien nie tylko wyznaczyć odpowiedni termin do ich sporządzenia i ograniczyć polecenie potwierdzenia za zgodność z oryginałem do niezbędnego minimum, ale przede wszystkim dostarczyć opłaconą (bądź zwolnioną z opłat) i zaadresowaną kopertę zwrotną.
W każdym razie ZUS nie ma prawa obciążać ZOZ-u dodatkowymi czynnościami i kosztami związanymi z wysłaniem dokumentacji. Na nadużycia ZUS-u w omawianej materii można składać skargi do ministra pracy i polityki społecznej sprawującego nadzór nad zgodnością działań ZUS z obowiązującymi przepisami.


Podstawa prawna:
1) art. 18 ust. 4a-4c ustawy z dnia 30 sierpnia 991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jedn. Dz.U. z 2007 r. nr 14, poz. 89),
2) art. 66 i 77 ust. 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
3) art. 121 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),
4) art. 50 i 54 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).