Losy dokumentacji medycznej

Gdyby gabinet czytelniczki był ZOZ-em, to znaczy gdyby został zarejestrowany w rejestrze zakładów opieki zdrowotnej, to bez względu na to, czy jest prowadzony jednoosobowo (czyli niezgodnie z definicją zakładu opieki zdrowotnej zamieszczoną w art. 1 ust. 1 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej), czy też zespołowo, odpowiedzi należałoby udzielić według przepisów dotyczących dokumentacji medycznej prowadzonej w zakładach opieki zdrowotnej. Przepisy te stanowią, że w przypadku likwidacji zakładu dokumentacja archiwalna jest przekazywana do archiwum wskazanego przez podmiot, który utworzył zakład. Właściciel zakładu, składając wniosek o wykreślenie go z rejestru, ma obowiązek wskazać nazwę i adres podmiotu przechowującego archiwalną dokumentację medyczną. Dane wskazanego podmiotu wpisywane są do rejestru. Jeżeli zadania zlikwidowanego zakładu przejmuje inny podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, to podmiot ten ma obowiązek przejąć dokumentację zakładu zlikwidowanego. Wydaje się, iż chodzi o całą dokumentację, ponieważ w przepisie mowa jest o dokumentacji zlikwidowanego zakładu, bez zastrzeżenia, iż chodzi wyłącznie o dokumentację bieżącą. W przypadku, w którym zlikwidowany zakład udzielał świadczeń zakontraktowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia, za podmiot przejmujący jego zadania należy uznać tego świadczeniodawcę, który zawrze z funduszem kontrakt na wykonywanie świadczeń w tym samym zakresie.

Dokumenty archiwalne

Niestety, omawiane przepisy nie rozstrzygają wyraźnie kwestii, co zrobić z bieżącą dokumentacją, jeżeli żaden podmiot nie przejmie zadań zakładu. W tej sytuacji wydaje się, iż mamy do czynienia ze stanem faktycznym, który siłą rzeczy prowadzi do przerwania procesu leczenia, przez co nadaje także dokumentacji bieżącej charakter archiwalny. Wobec czego całą dokumentację medyczną zlikwidowanego zakładu należałoby przekazać podmiotowi wskazanemu jako przechowawca dokumentacji archiwalnej. Podmiotem tym może być zarówno urząd miasta, jak i każdy inny podmiot, który zgodzi się na przechowywanie dokumentacji, a także sama czytelniczka.
Przepisy nie stawiają żadnych szczególnych wymagań odnośnie do podmiotu przechowującego archiwalną dokumentację medyczną. Trzeba jednak mieć na uwadze, że na podmiot ten spadną obowiązki dotyczące udostępniania dokumentacji uprawnionym organom i podmiotom w formach określonych w ustawie o zakładach opieki zdrowotnej oraz w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych, a ponadto obowiązek zniszczenia dokumentacji po upływie okresów jej przechowania. W związku z czym wypada przyjąć, iż jednym z dokumentów, jaki należy dołączyć do wniosku o wykreślenie zakładu z rejestru, jest umowa lub oświadczenie, w których wskazany podmiot zobowiąże się do wypełniania obowiązków związanych z przechowaniem dokumentacji.

Zasady ogólne

Jeżeli gabinet czytelniczki prowadzony jest w ramach indywidualnej specjalistycznej praktyki lekarskiej, zarejestrowanej w okręgowej izbie lekarskiej, to odpowiedzi należy udzielić według przepisów regulujących prowadzenie dokumentacji medycznej przez lekarza udzielającego świadczeń zdrowotnych poza zakładami opieki zdrowotnej. Przepisy te stanowią, iż w przypadku zaprzestania wykonywania zawodu lekarza poza zakładem opieki zdrowotnej, tylko kopie dokumentacji medycznej mogą zostać wydane pacjentom lub ich przedstawicielom. Lekarz kończący działalność ma obowiązek poinformować swoich pacjentów o tej możliwości.
Możliwość wydania pacjentom oryginałów dokumentacji pojawia się dopiero po upływie okresu przechowania dokumentacji, który wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (30 lat w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia). Ta możliwość dotyczy więc tylko dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia i także o tej możliwości lekarz powinien poinformować swoich pacjentów. Poza tym nie ma żadnych innych przepisów dotyczących przekazania dokumentacji po zakończeniu działalności. Oznacza to, że także po zakończeniu działalności należy trzymać się zasad ogólnych, zgodnie z którymi dokumentacja wewnętrzna przechowywana jest u lekarza, który ją sporządził, a dokumentacja zewnętrzna (zlecenia lub skierowania) - u lekarza, który zrealizował zlecane świadczenie.

Podstawa prawna:
1) § 51 rozporządzenia ministra zdrowia z 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. nr 247, poz. 1819),
2) § 4 ust. 1 pkt 19, § 7 ust. 2 pkt 3 i ust. 3, § 12 oraz zał. nr 1 do rozporządzenia ministra zdrowia z 16 lipca 2004 r. w sprawie rejestru zakładów opieki zdrowotnej (Dz.U. nr 169, poz. 1781),
3) § 15 ust. 1 i 2 oraz § 17 rozporządzenia ministra zdrowia z 30 lipca 2001 r. w sprawie rodzajów indywidualnej dokumentacji medycznej, sposobu jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków jej udostępniania (Dz.U. nr 83, poz. 903).