„Firma musi mieć usprawiedliwiony cel, dla którego wprowadza monitoring. Powinna też umieć go obronić, kiedy pojawią się wątpliwości, np. Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Na przykład kradzieże w magazynie uzasadniają założenie w nim kamer, a potrzeba ochrony komputerów przed wirusami usprawiedliwia monitoring aktywności w sieci” — tłumaczy Dominika Nowak z kancelarii DLA Piper.

Obowiązki monitorującego

Nie trzeba zgody pracowników, by wprowadzić monitoring. Jeśli im to nie odpowiada, mogą ewentualnie poskarżyć się do GIODO. W 2013 r. złożono tylko pięć takich zażaleń. Pracodawca musi jednak poinformować zatrudnionych o stosowaniu monitoringu, np. poprzez odpowiednie zapisy w regulaminie pracy lub w umowach o pracę. Pracownicy muszą też wiedzieć, jakie są zasady korzystania z firmowych urządzeń: czy są przeznaczone wyłącznie do celów służbowych, czy także prywatnych. Firma musi przestrzegać zapisów ustawy o ochronie danych osobowych, bo przy kontrolowaniu pracowników dochodzi do przetwarzania tych danych.

„Nie ma znaczenia forma monitoringu, bo pracodawca może zidentyfikować konkretnych pracowników zarówno na podstawie analizy zapisu z kamer, jak i kontrolując wykorzystanie np. komputera czy samochodu” — informuje Rafał Wiewiórowski, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Monitoring może korzystać z wielu form: nagrań z kamer, rejestrowania służbowych rozmów, przeszukań, geolokalizacji, kontrolowania ruchu w sieci. Nigdzie jednak nie określono, jak długo można przechowywać dane z monitoringu. Dominika Nowak podkreśla, że według ustawy o ochronie danych osobowych firma może to robić tak długo, jak jest to niezbędne dla celu, który uzasadnia posiadanie systemu monitorującego.

Granica prywatności

Bez zgody zatrudnionych pracodawca może monitorować jedynie ich służbowe czynności. Niekiedy jednak trudno je oddzielić od prywatnych, wykonywanych na firmowym sprzęcie.

„Jedną z możliwości jest ustalenie z pracownikiem, że będzie on wykorzystywał urządzenie służbowe do celów prywatnych w ograniczonym zakresie, np. nie będzie wchodził na konta bankowe, do czego konieczna jest zgoda. Można to rozwiązać tak, że przy włączaniu urządzenia przez pracownika będzie się pojawiał monit o zgodę na monitorowanie także czynności nie związanych z pracą. GIODO może ją zakwestionować, ale lepiej mieć jakiekolwiek potwierdzenie, niż nie mieć żadnego” — tłumaczy Dominika Nowak.

Podkreśla też, że na przetwarzanie szczególnie wrażliwych danych (np. o zdrowiu, życiu seksualnym, przekonaniach religijnych) zgoda musi być wyrażona na piśmie.

Maciej Piwko, właściciel firmy MM Studio, produkującej program Wizualny Nadzór 6 do monitorowania komputerów firmowych, ocenia, że najczęściej przedsiębiorcy kontrolują je w obawie przed złośliwym oprogramowaniem lub wysyłaniem wrażliwych danych poza firmę. „Często rezygnują z modułu, który umożliwia odczyt klawiszy naciskanych przed użytkownika, czyli pozwala uzyskać wgląd w najbardziej prywatne dane” — dodaje Maciej Piwko.

Kamera przeszkadza

Przed zainstalowaniem monitoringu warto rozważyć, czy nie naruszy on relacji firmy z pracownikami. „Można to porównać do sytuacji na lotnisku, gdzie każdy zdaje sobie sprawę, że kontrola jest potrzebna, ale i tak wielu czuje się nieswojo. Reakcja pracowników na monitoring może być różna. Rozmawiałem z przedstawicielem handlowym, który nie wyobrażał sobie, aby pracodawca śledził jego trasę za pomocą GPS-u. A często pracownik nie może zmienić pracy, nawet jeśli monitoring mu przeszkadza, co może się przełożyć na jego samopoczucie” — ocenia dr Marek Suchar, psycholog organizacji i zarządzania ze Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej.