Od czego zaczynać informatyzację szpitala

Do sprawnego i efektywnego funkcjonowania szpitala potrzebne są dwa rodzaje wiedzy: branżowa – związana z realizacją i rozwojem usług medycznych, tj. działalności podstawowej, oraz ponadbranżowa – menedżerska, związana ze sprawnym zarządzaniem. Posiadanie głębokiej wiedzy branżowej z zakresu prowadzonej działalności podnosi rangę i bardziej nobilituje w środowisku medycznym niż wiedza związana z procesami modelowania biznesu i bieżącego zarządzania. Odnosi się to również do zapotrzebowania na systemy informatyczne wspomagające działalność szpitala.

Znaczna część szpitali już zakończyła lub jest w trakcie wdrażania takich systemów wspomagających działalność podstawową, jak: HIS – Hospital Information System, RIS – Radiology Information System, PACS – Picture Archiving and Communication System czy PIS – Pharmacy Information System. Niewiele się dzieje natomiast w sferze implementacji systemów informatycznych dostarczających informacji zarządczej i wspomagających proces zarządzania. Mogą być tu użyteczne systemy typu: MIS – Management Information Systems, BI –Business Intelligence czy systemy ERP – Enterprise Resource Planning.

Obie sfery implementacji systemów informatycznych muszą być co najmniej równoprawne w zakresie alokacji środków finansowych na ich wdrażanie, a nawet – w obecnej sytuacji  z pewną przewagą w kierunku systemów do wspomagania procesu zarządzania. Dopiero bowiem połączenie obu tych sfer daje kadrze zarządzającej pełen obraz działalności medycznej szpitala, pozwala na przewidywanie trendów i zapobieganie z wyprzedzeniem ich negatywnym skutkom finansowym.

Jednym z podstawowych błędów informatyzacji, w tym informatyzacji placówek służby zdrowia, jest brak spójnego podejścia do architektury wdrażanych systemów informatycznych. Informatyzacja powinna być pochodną przyjętej strategii rozwoju, co pozwala na dokonanie analizy potrzeb w zakresie systemów informatycznych. Przy takiej kolejności działań możliwe jest prawidłowe określenie wymaganej funkcjonalności systemów informatycznych oraz kompatybilne ich wdrożenie w ogólną architekturę systemów informatycznych danej placówki medycznej. W rzeczywistości często jest odwrotnie. To firmy informatyczne kreują potrzeby szpitala w zakresie pożądanych systemów informatycznych bez znajomości środowiska, w którym będą funkcjonować, i jego rzeczywistych potrzeb. Kompleksowe, spójne i konsekwentnie realizowane podejście w tym zakresie pozwala na ujednolicenie technologii posiadanych systemów informatycznych, co obniża bieżące koszty utrzymania systemów tzw. OPEX (operating expenditures).

Do najczęściej powielanych błędów inwestowania w informatykę należą:

- kupowanie doraźnych rozwiązań w miarę posiadanych środków,
- „rzeźbienie” własnych rozwiązań na własne potrzeby,
- brak umiejętności opisu, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, wymagań w zakresie systemów informatycznych i powierzanie tego zadania potencjalnym dostawcom systemów informatycznych.

Aby racjonalnie wydawać środki na informatyzację, konieczne jest przede wszystkim zidentyfikowanie rzeczywistych potrzeb informatyzacji  tworzących faktyczną wartość „dodaną”  wynikających z analizy działalności poszczególnych oddziałów, działów i służb szpitala. Informatyzacja ma bowiem na celu zwiększenie skuteczności ich działania. Bardzo ważnym elementem analizy jest priorytetyzacja zadań do realizacji. Ponadto inwestycja w informatykę, tak jak każda inna, musi podlegać ocenie efektywności w formie akceptowalnego przez kierownictwo wskaźnika wewnętrznej stopy zwrotu. Jest to tym bardziej zasadne, że nakłady na informatyzację (sprzęt i oprogramowanie), biorąc pod uwagę stawkę amortyzacji, powinny się zwracać w ciągu 2-3 lat.