Dyrektor IPiN: czekamy na akceptację nowego planu restrukturyzacji IPiN

Jakiego rodzaju nieprawidłowości lub kwestie wymagające poprawy zastała pani w dotychczasowym zarządzaniu jako nowa dyrektor? Czy Ministerstwo Zdrowia było o nich poinformowane?

Instytut Psychiatrii i Neurologii znajduje się obecnie w bardzo trudnej sytuacji i to nie tylko ze względu na skomplikowaną sytuację finansową, ale również wieloletnie zaniedbania organizacyjne. Sytuacja w jakiej objęłam funkcję dyrektora IPiN pod koniec kwietnia 2023 r. wymagała podjęcia dynamicznych i bardzo licznych działań naprawczych. Podstawowy zakres tych działań wynikał m.in. z zaleceń pokontrolnych ministra zdrowia, które przez wiele lat były wykonywane jedynie w minimalnym zakresie bądź nie były wcale wykonywane. Departament Nadzoru i Kontroli Ministerstwa Zdrowia regularnie prowadził kontrole działalności Instytutu. Ostania kontrola dotyczyła lat 2021 i 2022 r. i zakończyła się przekazaniem sprawozdania pokontrolnego w dniu 22 czerwca 2023 r. W zaleceniach pokontrolnych minister zdrowia wskazał 21 obszarów wymagających zmiany, w tym.:

• sporządzanie, a następnie opiniowanie przez Radę Naukową planu finansowego w terminach umożliwiających prowadzenia gospodarki finansowej instytutu zgodnie z postanowieniami art. 18 ust. 10 i 12ustawy o instytutach badawczych,
• rzetelne sporządzanie planów finansowych jednostki przy uwzględnieniu realnych do zrealizowania założeń,
• podjęcie działań restrukturyzacyjnych mających na celu obniżenie kosztów finansowych,
• zaprzestania zawierania umów cywilnoprawnych z pracownikami Instytutu na wykonywanie czynności tożsamych z zakresami czynności i uprawnień pracowniczych poszczególnych pracowników,
• dokonania przeglądu wszystkich obowiązujących w Instytucie aktów prawa prawnych o charakterze wewnętrznym celem:

a) dostosowania ich zapisów do obowiązujących przepisów prawa z uwzględnieniem ich zgodności ze stanem faktycznym istniejącym w Instytucie,

b) opracowania tekstów jednolitych dokumentów wewnętrznych, które były zmieniane więcej niż 2 razy,

• zwrócenie szczególnej uwagi – na określenie przyjętego w Instytucie sposobu potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności w pracy – adekwatnego do stanu faktycznego.

W sprawozdaniach pokontrolnych z lat poprzednich minister zdrowia wskazywał m.in. na łamanie ustawy „kominowej” przez osoby pełniące funkcje kierownicze w Instytucie oraz brak właściwej polityki kadrowej np. wypłacanie pracownikom wynagrodzeń przekraczających 1 mln zł rocznie.

Instytut Psychiatrii i Neurologii poddawany był wielokrotnym kontrolom m.in. Państwowej Inspekcji Pracy oraz Państwowej Powiatowej Stacji sanitarno- epidemiologicznej, w których stwierdzono szereg wieloletnich zaniedbań oraz nieprawidłowości w zakresie wymagań higienicznych i technicznych. Wykazywane nieprawidłowości to brak szatani dla pracowników, co zostało już wykazane w poprzednich kontrolach. Ponadto wykazano nieprawidłowości w zakresie stanu techniczno – budowlanego większości oddziałów. Kontrole wskazywały na wieloletnie zaniedbania w zakresie braku remontów pomieszczeń biurowych, zły stan toalet damskich i męskich dla pracowników, brak wydzielonych pomieszczeń socjalnych dla pracowników, wady infrastruktury oddziałów klinicznych i innych komórek funkcjonalnych Instytutu oraz konieczność modernizacji systemów ciepłowniczych wodno-kanalizacyjnych, energetycznych i wentylacyjnych.

Zmiana sytuacji w Instytucie i realizacja zaleceń pokontrolnych wymagała reorganizacji Instytutu, m.in. w zakresie dotyczącym pionu finansowego, kadrowego, administracyjnego i organizacyjno-prawnego.

W trosce o realizację praw pacjentów został przeze mnie powołany Pełnomocnik ds. Praw Pacjenta. Konieczne było zorganizowanie szeregu szkoleń wewnętrznych, w szczególności z zakresu praw pacjenta, ustawy o ochronie zdrowia psychicznego, ochrony danych osobowych, jakości, bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenia przeprowadzono bez angażowania środków zewnętrznych. W trakcie szkoleń stacjonarnych przeszkolono ponad 1000 pracowników IPiN. Wprowadzono również system adaptacji i szkoleń dla nowo zatrudnionych pracowników. W miarę możliwości finansowych na bieżąco wykonywane są prace remontowe poprawiające bezpieczeństwo i warunki pobytu. Systematycznie składane są wnioski na projekty inwestycyjne.

W jakiej sytuacji finansowej znajdował się IPiN w momencie objęcia przez Panią stanowiska dyrektora? Co zmieniło się od tego czasu?

W kwietniu 2023 r. sytuacja Instytutu była bardzo trudna. Zaciągnięte w poprzednich latach pożyczki w parabankach tylko w 2023 i 2024 r. wygenerowały obowiązek zapłaty prawie 15 mln złoty odsetek.

W okresie od 2007 do 2023 r. zadłużono IPiN na kwotę 112,7 mln zł. Pierwsze kredyty zostały zaciągnięte w 2007 r. i od tego czasu narastały. Jednocześnie Instytut równolegle zaciągał kredyty w bankach, np. w roku 2015 zobowiązania Instytutu wobec parabanków wynosiły 20,08 mln złotych, a kredyty bankowe 24,04 mln (łącznie 44,12 mln zł). W roku 2022 r. zobowiązania w parabankach wynosiły już 66,7 mln zł a kredyty bankowe 8,5 mln zł. (łącznie 75,2 mln zł). Na początku 2023 r. sytuacja w IPiN była na tyle dramatyczna, że banki odmówiły dalszego finansowania IPIN i zażądały spłaty kredytów. W tej sytuacji jednym sposobem zapewnienia ciągłości udzielania świadczeń pacjentom było spłacenie zobowiązań bankowych ze środków parabanków. Spłata rat kapitałowych do 2023 r. od zaciągniętych pożyczek z parabanków i kredytów z banków realizowana była przez zaciąganie kolejnych pożyczek i ponoszenie dodatkowych kosztów związanych z marżami i odsetkami.

Aktualnie koszty obsługi zadłużenia wynoszą ok. 12 mln zł rocznie, a w 2024 r. rozpoczęły się spłaty rat kapitałowych, odpowiednio:

• w 2024 r. - 6,8 mln zł;
• w 2025 r. - 13,6 mln zł;
• w 2026 r. - 17,1 mln zł;
• w 2027 r. - 17,1 mln zł;
• w 2028 r. - 17,1 mln zł;
• w 2029 r. - 17,1 mln zł;
• w 2030 r. - 11,6 mln zł;
• w 2031 r. - 7,0 mln zł;
• w 2032 r. - 5,3 mln zł.

Na 20 czerwca 2024 r. IPiN posiada także nieuregulowane zobowiązania wymagalne wobec kontrahentów na kwotę ok. 16 mln zł oraz zobowiązania z tytułu zwrotu ryczałtu do NFZ pobranego zaliczkowo w czasie pandemii COVID – 19 w kwocie 5 979 237 zł.

Pierwsze miesiące mojej pracy, to przede wszystkim mapowanie potrzeb Instytutu, rozwiązywanie bieżących (bardzo licznych) problemów organizacyjnych, technicznych, kadrowych i prawnych, a przede wszystkim intensywne działania mające na celu spłacenie pożyczek zaciągniętych przez Instytut w parabankach. We współpracy z Bankiem Gospodarstwa Krajowego podjęto działania, które skutkowały zbudowaniem od podstaw „modelu biznesowego” zawierającego wszystkie niezbędne dane finansowe, wycenę planowanych świadczeń i niezbędne prognozy finansowe. Działania te pozwoliły na przekazanie w czerwcu 2024 r. do Ministerstwa Zdrowia nowego planu restrukturyzacji IPiN. Zatwierdzenie przez Ministra Zdrowia tego planu pozwoli na realizację kolejnego etapu, czyli uzyskania kredytu z BGK. Departament Nadzoru i Kontroli Ministerstwa Zdrowia poinformował, że zgodnie z ustaleniami ze spotkania, które odbyło się 13 lutego 2024 r. z udziałem minister zdrowia, przedstawicieli Instytutu Psychiatrii i Neurologii i Banku Gospodarstwa Krajowego, akceptacji Ministra Zdrowia będzie podlegał projekt programu restrukturyzacyjnego wypracowany na kanwie dotychczasowej współpracy Instytutu oraz BGK i uzgodniony wspólnie przez te podmioty, czyli program, który zostanie uznany przez BGK jako podstawa do przyznania kredytu. W dniu 24 czerwca przekazałam do Ministerstwa Zdrowia ostateczną wersję „Planu restrukturyzacji dzielności operacyjnej IPiN na lata 2024 – 2033”. Aktualnie oczekujemy oceny BGK i wytycznych co do możliwości uzyskania kredytu.

Niezależnie od powyższego chciałabym poinformować, że podjęłam działania, których celem jest uzyskanie przez Instytut ponad 500 mln złotych na rozwój naukowy oraz inwestycje pozwalające wyjść Instytutowi z długu technologicznego. Chciałbym, aby Instytut ponownie był jednym z wiodących instytutów naukowych posiadający kategorię naukową A (a nie B+).

Jakie przyczyny zadłużenia placówki Pani zidentyfikowała?

Ze względu na bardzo trudną sytuację finansową w 2020 r. ówczesny dyrektor Instytutu został zobowiązany do sporządzenia programu restrukturyzacyjnego, mającego pozwolić na odzyskanie przez Instytut rentowności, pokrycie straty z lat ubiegłych, spłatę zobowiązań wymagalnych oraz zmniejszenie zadłużenia. Przekazywane przez Instytut kolejne wersje programu restrukturyzacyjnego wraz z wyjaśnieniami nie uzyskiwały akceptacji Ministerstwa Zdrowia. Przyjęty przez Ministerstwo Zdrowia w dniu 20 grudnia 2022 r. program restrukturyzacyjny był uprzednio wielokrotnie korygowany przez Instytut, ponieważ przedstawiane działania oceniane były jako niewystarczające do poprawy sytuacji finansowej Instytutu. Zgłaszane przez Ministerstwo Zdrowia uwagi nie kwestionowały zasadności projektowanych działań (za wyjątkiem działania dotyczącego sprzedaży działki, które ocenione zostało jako ekonomicznie nieuzasadnione oraz działania dotyczącego wyceny świadczeń, które nie jest działaniem realizowanym przez Instytut), natomiast wskazywały na konieczność podjęcia przez Instytut bardziej stanowczych i zaangażowanych działań w celu osiągnięcia efektów zbliżających do zbilansowania przychodów i kosztów oraz bardziej istotnej poprawy sytuacji ekonomicznej. Wskazać należy, że przyczyną braku przyjęcia przez Ministerstwo Zdrowia programu restrukturyzacyjnego nie były zaprojektowane działania, lecz brak adekwatnych do sytuacji Instytutu działań, tzn. takich które przyniosłyby wystarczające efekty poprawy sytuacji, w tym obniżające koszty działalności. Podkreślić należy, że dyrekcja Instytutu w latach 2020 - 2022 obligowana była przez Ministra Zdrowia do zaprojektowania i bezwzględnej realizacji działań restrukturyzacyjnych mających na celu poprawę sytuacji finansowej Instytutu.

Instytut jako jednostka badawcza jest zobowiązana do utrzymania potencjału naukowego. Dotacja przyznawana rokrocznie na utrzymanie potencjału nie pokrywa kosztów działalności naukowej prowadzonej przez Instytut. Wysokość subwencji na cały rok 2024 r wynosi 5545000zł. Do końca czerwca 2024 r IPiN wydał na działalność naukową 6 397 400 zł.

Zbyt niska wycena procedur medycznych, niewystarczająca subwencja na utrzymanie potencjału naukowego, konieczność szybkiego przeprowadzenia szeregu działań inwestycyjnych wynikających ze zdewastowanej infrastruktury. Dodatkowo Instytut nie ma centralnej rejestracji pacjentów, lokalizacja usług ambulatoryjnych jest bardzo rozproszona, co zwiększa koszty administracyjno-techniczne. IPiN jest też słabo zinformatyzowany, nie ma elektronicznego obiegu dokumentów, co znacznie wydłuża procesy podejmowania decyzji. W wielu przypadkach pracownicy nie posiadali zakresów obowiązków, nie były opracowywane karty ryzyka zawodowego, nie było prowadzonych rejestrów obiegu dokumentów, rejestru projektów, umów, kancelarii funkcjonowała jedynie z nazwy. Wiele aktów prawnych obowiązujących w IPIN nie było aktualizowanych od lat co wymagało pilnego uporządkowania. Wartość roszczeń spraw sądowych przeciwko IPIN z okresu 2015-2022 r wynosi ok. 8 221 599 zł. Warto podkreślić, że liczba ta nie uwzględnia wartości odsetek, kosztów sądowych oraz renty. W najbliższych miesiącach zostaną zakończone postępowania sądowe dotyczące zdarzeń które miały miejsce w latach 2014 i 2015 (m.in. dotyczące samobójstwa pacjenta na oddziale psychiatrycznym). Kwoty ubezpieczenia Instytutu zawartego w tamtym okresie mogą być niewystarczające do pokrycia roszczeń.

W okresie pandemii COVID-19 obniżony został zakres wykonywanych świadczeń medycznych finansowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia w ramach zawartych kontraktów. Podmiot był jednocześnie finansowany w formie zaliczkowej, jak inne podmioty medyczne. W tym samym czasie nie stworzono w podmiocie tzw. szpitala covidowego, które w innych placówkach otrzymywały odrębne, dodatkowe finansowanie. Skutkiem tego po okresie pandemii NFZ zażądał zwrotu ryczałtu w kwocie 5 979 237 zł, który pomimo trudnej sytuacji finansowej IPiN jest ratalnie spłacany. W wyniku zawartego w dniu 11 marca 2024 r. porozumienia z NFZ rozpoczęto spłacanie powyższej kwoty. Miesięczna rata wynosi 86 788,77 zł.

Jaki pomysł i plan ma Pani zamiar wdrożyć w celu poprawy tej trudnej sytuacji? Jak te propozycje ocenia Ministerstwo Zdrowia?

Aktualnie złożone zostały wnioski projektowe na łączną kwotę 515 295 326,8 zł. Jednym z procedowanych projektów jest złożony 29.07.2024 wniosek na projekt FERS zakładający wypracowanie specjalistycznych programów diagnostycznych i terapeutycznych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień oraz ich ocena w drodze pilotażu na kwotę 257 500 000zł. Niezwykle istotna jest pilna poprawa infrastruktury IPiN w celu poprawy warunków bezpieczeństwa i pobytu pacjentów, jak i warunków pracy. W tym obszarze IPIN ma wieloletnie zaniedbania skutkujące zdewastowaną infrastrukturą. W tym celu w drugiej połowie 2023 r. zrealizowaliśmy projekt na kwotę 16 501 000 zł obejmujący zakup nowoczesnego sprzętu do operacji neurochirurgiczny, w tym do leczenia padaczki. Działania projektowe obejmowały zakup sprzętu medycznego i niemedycznego, roboty budowlane związane z modernizacją Kliniki Neurochirurgii i Zakładu Radiologii. Zakończony również został projekt renowacji oddziałów Kliniki Psychiatrii Dzieci i Młodzieży. W ramach dofinansowania uzyskanego w ramach projektu Dostępność plus dla zdrowia, pacjenci ze szczególnymi potrzebami mogą łatwiej dostać się do placówki, poruszać po przestrzeni Instytutu.

Uznając za priorytetowe diagnostykę i leczenie pacjentów w podeszłym wieku jako priorytet uznałam poprawę warunków i bezpieczeństwa w tej grupie pacjentów. W tym celu złożyliśmy wniosek na rozbudowę i doposażenie oddziału Psychogeriatrii II Kliniki Psychiatrycznej wraz z modernizacją Pracowni Terapii Elektrowstrząsów na kwotę 10 934 721,30zł. Wniosek ten uzyskał pozytywną opinię, aktualnie oczekujemy na umowę dotacyjną. Jednocześnie złożony został wniosek na drugą część modernizacji Kliniki Neurochirurgii obejmujący przebudowę bloku operacyjnego wraz z adaptacją Kliniki Neurochirurgii do obecnie obowiązujących przepisów prawa na kwotę 25 419757,47zł . Projekt ten również uzyskał pozytywną opinię i również oczekujemy na umowę dotacyjną. Jednocześnie złożyliśmy wniosek w systemie IOWISZ „Rewitalizacja i rozbudowa Instytutu Psychiatrii i Neurologii” na kwotę 200 000 000 zł. Złożonych zostało szereg wniosków na między innymi doposażenie klinik w tym bieżnię do rehabilitacji i treningu wraz z doposażeniem - Oddział Rehabilitacji Neurologicznej czy Tomograf okulistyczny - OCT - II Klinika Neurologii. W związku z koniecznością poprawy bezpieczeństwa danych IT złożono szereg wniosków na doposażenie w tym obszarze. Jednocześnie Instytut planuje pełną modernizację Zakładu Genetyki, bo badania genetyczne to nasza przyszłość.

W neurologii już od dawna badania genetyczne weszły do rutynowej praktyki, natomiast genetyka w psychiatrii to nowy obiecujący kierunek badań mogący przyczynić się do postępu wiedzy z dziedziny psychiatrii i nauk społecznych.

Zgodnie z zaleceniami Ministra Zdrowia wprowadziliśmy realny nadzór nad przestrzeganiem czasu pracy przez pracowników IPiN. Wprowadzenie elektronicznych kart magnetycznych i czytników spotkało się z dużym niezadowoleniem części pracowników.

Kolejne etapy zmiany będą obejmować wprowadzenie rozwiązań organizacyjnych mających na celu jak najbardziej efektywne wykorzystanie łóżek szpitalnych oraz potencjału ambulatoryjnego Instytutu, ja również Centrów Zdrowia Psychicznego.

Jak układają się obecnie relacje pomiędzy pracownikami a dyrekcją? Szczególnie w kontekście ostatnich zmian w Radzie Naukowej IPiN.

Działania zarządcze podejmowane przez aktualny Zarząd Instytutu są na bieżąco przekazywane pracownikom w trakcie otwartych spotkań - tzw. kolegiów odbywających się co dwa tygodnie (w okresie wakacyjnym raz w miesiącu). W trakcie tych spotkań każdy pracownik może zadawać pytania lub przekazywać swoje uwagi. W spotkaniach można uczestniczyć stacjonarnie (sala wykładowa) oraz online. W ramach wewnętrznej komunikacji funkcjonuje również newsletter opracowywany we współpracy z pracownikami, w którym przekazywane są bieżące informacje z zakresu działania Instytutu. Jednocześnie w sposób stały jako dyrektor IPiN spotykam się ze związkami zawodowymi. W kwestii komunikacji z Radą Naukową chciałabym poinformować, że jest ona na bieżąco informowana o działaniach zarządczych. Przewodniczący Rady Naukowej lub wyznaczona przez niego osoba jest zapraszany do działu w posiedzeniach Zarządu Instytutu (raz w tygodniu). Ponadto w trakcie posiedzeń Rady Naukowej informuję o aktualnej sytuacji w IPiN. Rada Naukowa otrzymuje też do opiniowania wszystkie dokumenty określone w ustawie z dnia 30 kwietnia 2010 ustawy o instytutach badawczych.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Co się dzieje w Instytucie Psychiatrii i Neurologii? Przewodnicząca Rady Naukowej odwołana w “bulwersujący” sposób