Prywatne auto w pracy lekarza

Tak sformułowane pytanie wymaga pewnych wyjaśnień w celu uniknięcia nieporozumień, jakie są wynikiem powszechnie przyjętych skrótów myślowych i zamiennego stosowania różnych pojęć. Otóż samochody osobowe, jak również motocykle i motorowery, które nie stanowią własności pracodawcy, mogą być używane do celów służbowych na podstawie umowy cywilnoprawnej zawieranej pomiędzy pracodawcą i pracownikiem.
Umowa taka określa, czy zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu prywatnego będzie następował na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czy też miesięcznego limitu kilometrów. W tym drugim przypadku zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu, stanowiącego iloczyn stawki za kilometr przebiegu pojazdu i liczby kilometrów określonych limitem. Zatem lekarz ma prawo do otrzymywania ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, jeżeli zawrze odpowiednią umowę ze swoim pracodawcą, w której zostanie określony miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Ryczałt wypłacany jest na podstawie tejże umowy oraz pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu przez niego pojazdu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu.

Umowa z pracodawcą

Jak widać, prawo pracownika do ryczałtu za używanie samochodu prywatnego nie wynika wprost z przepisów, lecz z umowy zawartej z pracodawcą. Przepisy określają tylko warunki, na jakich ryczałt może być wypłacany, takie jak maksymalne stawki za kilometr przebiegu pojazdu i maksymalne wielkości limitów. Przekroczenie stawek lub limitów określonych w przepisach pozbawia pracodawcę prawa do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków poniesionych na rzecz pracownika z tytułu korzystania z jego pojazdu w wysokości przekraczającej owe stawki bądź limity. Ponadto kwota przekroczenia uznana zostanie za dodatkowy przychód pracownika, od którego trzeba będzie opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Stąd też czytelnicy, mówiąc o prawie do ryczałtu, mają z reguły na myśli możliwość otrzymania ryczałtu w kwocie wolnej od podatku i od składek ubezpieczeniowych.

Prawo do ryczałtu

Tak rozumiane prawo do ryczałtu dla wszystkich pracowników wynikało z art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten został 1 stycznia 2004 r. uchylony. W jego miejsce wprowadzono po pewnym czasie przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b, który przywracał prawo do ryczałtu dla pracowników, w stosunku do których ?obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw". Na podstawie tego przepisu prawo do ryczałtu odzyskali z mocą od 1 stycznia 2004 r. wymienieni przez czytelnika leśnicy i listonosze. Lekarze zatrudnieni w zakładach opieki zdrowotnej prawa tego nie odzyskali, ponieważ ani z ustawy o zakładach opieki zdrowotnej, ani z ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty nie wynika obowiązek ponoszenia tych kosztów przez ZOZ albo możliwość zwrotu tych kosztów lekarzom. Natomiast zachowali, tak jak pozostali pracownicy, zwolnienie ze składek ZUS-owskich.

Ewentualny spór z urzędem skarbowym

W podsumowaniu tego tematu chciałbym przypomnieć, że uchylenie prawa do ryczałtu wzbudziło wiele zastrzeżeń natury legislacyjnej, które przedstawiłem w artykułach: ?Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w 2004 roku" (Puls Medycyny nr 1 (72) z 2004 r., str. 51) i ?Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (część 2)" (Puls Medycyny nr 8 (79) z 2004 r., str. 40). Rozważenie tych zastrzeżeń prowadzi do wniosku, iż nie jest wykluczone, że prawo do ryczałtu może zostać zastąpione prawem do ekwiwalentu pieniężnego za używanie samochodu prywatnego (jako narzędzia bądź sprzętu pracownika) do wykonywania pracy, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wymagałoby to jednak wdania się w spór z urzędem skarbowym i dokonania rozstrzygnięcia problemu przez sąd administracyjny.
Z uwagi na niepewny wynik rozstrzygnięcia, najbezpieczniej jest spór ten prowadzić występując o zwrot nadpłaconego podatku, potrąconego przez pracodawcę od wypłaconego ryczałtu. Wysokość zwrotu odpowiadałaby wysokości zwolnienia przysługującego z art. 21 ust. 1 pkt 13, czyli ekwiwalentu pieniężnego za używanie narzędzi pracownika przy wykonywaniu pracy. Moim zdaniem, zwrot kosztów używania przez lekarza samochodu prywatnego do wizyt lekarskich, dokonany w wysokości określonej przepisami, mieści się w ramach tego ekwiwalentu.

Podstawa prawna:
1) art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088, zm. nr 273, poz. 2703),
2) rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobów dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271, zm. Dz.U. z 2004 r. nr 237, poz. 2376),
3) art. 21 ust. 1 pkt 13 i 23b, art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
4) § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).