Ochrona danych pracowników

W świetle ustawy o zakładach opieki zdrowotnej oraz Kodeksu pracy, SP ZOZ jest pracodawcą zatrudnionych w nim pracowników. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje za SP ZOZ osoba nim zarządzająca, czyli jego kierownik. Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Akta te, jak sama nazwa wskazuje, zawierają dane osobowe, w związku z czym podlegają ustawie o ochronie danych osobowych. Za ich ochronę odpowiada administrator danych, czyli SP ZOZ i działający w jego imieniu kierownik.

Do przetwarzania danych, czyli ich zbierania, utrwalania, przechowywania, opracowywania, zmieniania, udostępniania i usuwania mogą być dopuszczone wyłącznie te osoby, które posiadają upoważnienie nadane przez administratora danych. Są to z reguły pracownicy kadr zobowiązani przez kierownika do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Osoby te mają obowiązek zachowania danych osobowych w tajemnicy. Warto podkreślić, iż umożliwienie dostępu lub udostępnienie danych osobowych osobom nieupoważnionym podlega grzywnie bądź karze ograniczenia albo pozbawienia wolności. Ostrożność czytelniczki w tym względzie jest więc jak najbardziej uzasadniona.

Uprawnienia gminy

Gmina, chociaż pełni funkcję organu założycielskiego SP ZOZ-u, nie jest pracodawcą jego pracowników. Jest ona upoważniona do działania za pracodawcę tylko w odniesieniu do kierownika SP ZOZ-u, którego zatrudnia. W odniesieniu do pozostałych pracowników gmina jest osobą trzecią. Dlatego udostępnienie akt osobowych gminie podlega ustawie o ochronie danych osobowych i może odbywać się wyłącznie na warunkach w niej określonych.
Przede wszystkim gmina nie może uzyskać dostępu do tzw. danych sensytywnych, które podlegają szczególnej ochronie, a ich udostępnianie jest w zasadzie zabronione. Chodzi m.in. o dane ujawniające przynależność związkową, dane o stanie zdrowia lub dane dotyczące skazań bądź orzeczeń sądowych. Jeżeli akta osobowe zawierają dane tego rodzaju, udostępnienie tych akt w całości bez pisemnej zgody poszczególnych pracowników jest wykluczone.

Pozostałe dane mogą być udostępniane bez zgody pracowników, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji określonych celów. Dlatego gmina, występując o ich udostępnienie, powinna wskazać cel, do którego zamierza je wykorzystać. Powinna to uczynić na piśmie, ponieważ dane osobowe udostępnia się tylko na pisemny, umotywowany wniosek. Żądanie ustne jest niewystarczające.

Jeżeli celem jest zrealizowanie uprawnienia lub zadania albo spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa, to dane mogą zostać udostępnione, ale tylko w takim zakresie, w jakim są do tego niezbędne. Uwarunkowania te świadczą o tym, że udostępnianie danych zawartych w aktach osobowych powinno odbywać się w sposób selektywny, a nie na zasadzie przekazania akt w całości.

Naruszenie dóbr osobistych

Uprawnienia nadzorcze, jakie przysługują gminie działającej w charakterze organu założycielskiego, nie obejmują kontroli akt osobowych pracowników SP ZOZ-u. Nadzór nad dostępnością i poziomem udzielanych świadczeń zdrowotnych uprawnia gminę do kontrolowania liczby pracowników udzielających poszczególnych świadczeń oraz ich kwalifikacji. Na tej podstawie gmina może wystąpić jedynie o udostępnienie konkretnych dokumentów potwierdzających kwalifikacje pracowników, lecz nie o akta osobowe.

Jeżeli chodzi o wysokości wynagrodzeń, to podlegają one tajemnicy także z uwagi na to, że należą do dóbr osobistych pracowników, które pracodawca powinien szanować. Teza ta wynika z uchwały Sądu Najwyższego, w której uznał on, że ujawnienie przez pracodawcę wysokości wynagrodzenia bez zgody pracownika może stanowić naruszenie jego dóbr osobistych. Ujawnienie wysokości poszczególnych wynagrodzeń nie jest niezbędne do sprawowania nadzoru nad gospodarką finansową SP ZOZ-u, o ile nie zajdą przypadki szczególne.

Podstawa prawna:
1) art. 3, 3 (1) § 1, art. 11 i 94 pkt 9a Kodeksu pracy;
2) art. 44 i 67 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej;
3) art. 7 pkt 2 i 4, art. 23, 29, 36-39 i 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.);
4) § 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia ministra zdrowia z 18 listopada 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz.U. nr 94, poz. 1097);
5) uchwała Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r., sygn. I PZP 28/93 (OSNCP 1994/1/2).